QDOC - Qvaliz Document

Qvaliz Document é um sistema de gestão documental e de processos que permite à empresa gerir informações não estruturadas, tendo por base o workflow, normatização, indexação e desmaterialização.

Características

O sistema de gestão documental baseia-se em 4 princípios, a desmaterialização dos documentos, a normatização, workflow e a indexação.

Desmaterialização

A desmaterialização consiste na transformação dos documentos através da digitalização dos mesmos em formato papel, produzindo documentos electrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério.

Normatização

A normatização de todos os tipos de documentos da empresa utilizando métodos de classificação de entidades, além de proceder a uniformização dos processos.

Indexação

Catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico mas, potenciando os benefícios dos sistemas de informação, garantindo a gestão integrada do arquivo físico e electrónico.

Funcionalidades

Workflow

Definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo, possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos.

No QDOC diversos workflows podem ser definidos e associados à eventos específicos. Tarefas de envio de mensagems por SMS ou por email, publicação de documentos e alertas tanto para colaboladores, quanto para clientes podem ser geradas automaticamente pelo sistema.

Escalabilidade

O Sistema QDOC foi projetado para atender às empresas segundo suas necessidades. Trata-se de um sistema dividido em modulos, possibilitando a utilização de seus componentes de forma indepente.

Adaptabilidade

O sistema pode ser adaptado para atender diversos tipos de negócio, que movimentam diariamente um elevado número de documentos, tais como contabilistas, advogados, escritórios e empresas de engenharia. Também permite o compartilhamento de documentos com os clientes sem as limitações de envio dos mesmos por e-mail. O sistema de gestão documental baseia-se em 4 princípios, a desmaterialização dos documentos, a normatização, workflow e a indexação.

Desmaterialização

A desmaterialização consiste na transformação dos documentos através da digitalização dos mesmos em formato papel, produzindo documentos electrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado critério.

Normatização

A normatização de todos os tipos de documentos da empresa utilizando métodos de classificação de entidades, além de proceder a uniformização dos processos.

Indexação

Catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é equivalente ao processo de arquivo físico mas, potenciando os benefícios dos sistemas de informação, garantindo a gestão integrada do arquivo físico e electrónico.

Otimização dos Custos

O custos de manutenção de um sistema de gestão documental dependem diretamente da quantidade de espaço necessário para atender às necessidades de espaço. O armazenamento local tem um custo de aquisição elevado mas, em contrapartida um custo de manutenção menor. Já o armazenamento em cloud, praticamente só tem custos manutenção.

Portanto deve-se encontrar um ponto de equilíbrio entre o armazenamento local e em cloud.

Document Server

O servidor de documentos é o responsável pela gestão dos utilizadores, segurança de acesso, geração das tarefas de acordo com as indicações dos workflows, manutenção do armazenamento, indexação e motor de busca dos documentos desmaterializados.

QDOC Cloud

Este módulo mantém os serviços de gestão de documentos, calendário e backup. Nas implementações padrão do sistema a Qvaliz é responsável por gerir o módulo Cloud. A Qvaliz poderá instalar o Módulo Cloud nas instações da vossa empresa. Neste caso a empresa terá que disponibilizar um servidor exclusiva-mente para a instalação do sistema, cujas especificações do mesmo serão fornecidas pela Qvaliz. Além disto a empresa terá que disponibilizar um endereço IP fixo.

Existe ainda possibilidade do cliente indicar um fornecedor serviços Virtual Private Server mas, neste caso deverá haver uma análise de compatibilidade por parte da Qvaliz.

NAS

Dependendo do volume dos documentos processados pela empresa, poderá ser indicada uma solução com a utilização de uma unidade NAS. Esta unidade será utilizada pelo QDOC para o armazenamento do arquivo morto.

A utilização de uma unidade NAS local só é justificada no caso de redução de custos de armazenamento para o cliente devendo a mesma ser dimensionada de acordo com as necessidades verificadas pela avaliação.

A Qvaliz deverá indicar uma unidade NAS compatível com a demanda do serviço ou mesmo fornecer a unidade se a empresa assim pretender.

A unidade NAS poderá ainda ser utilizada como uma unidade de armazenamento redundante para os documentos mantidos em cloud.

Empresa

Suporte

Serviços

Parceiros